Toimistotyö

Kokeneet kirjoittajat eivät ole vielä tarkistaneet sivun nykyistä versiota, ja se voi poiketa merkittävästi 15. huhtikuuta 2022 tarkistetusta versiosta . tarkastukset vaativat 11 muokkausta .

Toimistotyö  on toimintaa, joka tarjoaa dokumentointia, työnkulkua, operatiivista tallennusta ja asiakirjojen käyttöä [1] .

Käsite "toimistotyö on toimintaa, joka liittyy asiakirjojen luomiseen ja työskentelyyn niiden kanssa eri toimielimissä. Ajan myötä toimistotyö kehittyy aktiivisesti minkä tahansa organisaation tai valtion viranomaisen ja paikallishallinnon johtamislaitteen toiminnan tärkeimmäksi osaksi, koska kaikki heidän toiminnan tärkeimmät ja ajankohtaiset kysymykset kirjataan asiakirjoihin.

Liittovaltion arkistovirasto koordinoi koko toimistotyöjärjestelmää ja tarjoaa osallistujille metodologista tukea: toimistotyön perusteet ja asiakirjojen kulku ovat tämän osaston toimivallan alaisia. Itse asiakirjalomakkeiden kehittämisestä vastaa liittovaltion teknisten määräysten ja metrologian virasto (tunnetaan nimellä Gosstandart). .

Venäjän toimistotyön oikeudellinen ja sääntelykehys

Toimistotyötä ja asiakirjojen hallintaa koskeva lainsäädäntökehys sisältää: Venäjän federaation perustuslain, liittovaltion perustuslait, kodifioidut säädökset, liittovaltion lait sekä ohjesäännöt - Venäjän federaation presidentin asetukset , hallituksen asetukset Venäjän federaation liittovaltion toimeenpanoelinten säädökset, jotka kehittävät ja määrittelevät asiaankuuluvien lakien normeja, määrittävät mekanismit niiden täytäntöönpanoa ja soveltamista varten.

Käytännössä on kiinnitettävä erityistä huomiota:

Ulkomaantoimistotyökokemusta

Amerikan Yhdysvallat antoi merkittävän panoksen toimistotyöjärjestelmän kehittämiseen. Heidän pätevyytensä sisältää dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin alan tutkimustyötä.

Kirjanpitopalvelu

Toimistotyön suorittamiseksi nykyaikaisissa organisaatioissa voidaan luoda toimistotyöpalvelu  - rakenneyksikkö, jolle on uskottu toimistotyön tehtäviä, sekä toimistotyöstä vastaavat henkilöt organisaation muilla osastoilla [2] .

Eri organisaatioissa, laitoksissa, viranomaisissa ja kunnissa toimihenkilöpalvelua voidaan kutsua eri tavalla: asianhallinta; yhteinen osasto; toimisto; sihteeristö jne.

Toimistotyöpalvelun tarkoituksena on organisoida, ylläpitää ja parantaa toimistotyöjärjestelmää yhtenäisen politiikan ja organisaation sisäisten paikallisten säädösten pohjalta käyttäen nykyaikaista tietotekniikkaa dokumenttien käsittelyssä [3] sekä metodologista ohjausta ja valvoa rakenteellisten osastojen asiakirjojen käsittelyssä vahvistetun menettelyn noudattamista.

Toimiston organisaatio

Liiketoiminta on jaettu kolmeen vaiheeseen:

Organisaatio- ja hallintoasiakirjojen kokoonpano Venäjällä määräytyy All-Russian Classifier of Management Documents ( OKUD ) -luokituksen mukaisesti. Venäjän federaation kansallisessa standardissa GOST R 7.0.97-2016 "Tiedon, kirjaston ja julkaisun standardijärjestelmä" vahvistetaan yleiset suositukset hallintotoimintojen dokumentoimiseksi ja asiakirjojen kanssa työskentelyn järjestämiseksi Venäjällä. Organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat. Paperityötä koskevat vaatimukset" [4] .

Työnkulku

Asiakirjojen kierto  - asiakirjojen liikkumisen järjestäminen yrityksessä niiden luomisesta tai vastaanottamisesta suorituksen loppuunsaattamiseen: lähettäminen organisaatiosta ja (tai) lähettäminen arkistoon.

Asiakirjavirta on asiakirjojen liikkumista niiden vastaanottamisesta tai luomisesta sen suorittamisen, lähettämisen tai toimituksen loppuun asti. Dokumentaatiossa on kolme päävirtaa:

  1. muilta organisaatioilta tulevat asiakirjat (saapuvat);
  2. muille organisaatioille lähetetyt asiakirjat (lähtevät);
  3. organisaatiossa luodut asiakirjat, joita organisaation työntekijät käyttävät johtamisprosessissa (sisäinen).

Organisaation vastaanottamat asiakirjat kulkevat läpi:

  1. ensisijainen käsittely;
  2. alustava tarkastelu;
  3. rekisteröinti;
  4. johdon tarkastus;
  5. täytäntöönpanoa varten

Salainen asiakirjavirta

Kaikki salaiset asiakirjat kulkevat yritysten tai osastojen erityisosastojen kautta. Kirjanpito ja asiakirjojen hallinta suoritetaan erityissääntöjen mukaisesti, Venäjällä sitä säätelee laki " Valtionsalaisuuksista " [5] .

Salaisen asiakirjavirran ja toimistotyön automatisointi salaisen hallintoyksikön yksiköissä tapahtuu salaisen toimistotyön automatisoidun järjestelmän (AS SDP) [6] -ohjelman avulla .

Sähköinen asiakirjojen hallinta

Joissakin organisaatioissa on otettu käyttöön sähköinen asiakirjojen käsittely ja asiakirjojen vaihto osastojen (sisäisten vastaanottajien) välillä.

Sähköisen dokumentinhallinnan järjestämiseksi luodaan organisaation palvelimelle tietokanta , johon kaikki luodut asiakirjat tallennetaan. Pääsy tietokantaan tapahtuu selaimen kautta (selaimen tuen määrittää pääsääntöisesti luodun käyttöliittymän kehittäjä ). Pääsy on mahdollista sekä paikallisverkon (sisäinen) että Internetin (ulkoinen) kautta.

Asiakirjat tallennetaan tai ladataan tiettyihin organisaation kansioihin. Kansiot jaetaan organisaatioyksikön hierarkkisen rakenteen mukaan.

Henkilöllä, jolla on tarvittavat oikeudet, on oikeus luoda, muokata, poistaa luotuja asiakirjoja.

Muistiinpanot

  1. Toimistotyö ja arkistointi. Termit ja määritelmät. (Aloituspäivä 2014-03-01)
  2. GOST R 7.0.8-2013 SIBID. Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät. .
  3. Ohjeet liittovaltion toimeenpanoelinten toimistotyön ohjeiden kehittämiseen .
  4. GOST R 7.0.97-2016 SIBID . Organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat. Asiakirjavaatimukset.
  5. Venäjän federaation laki, 21. heinäkuuta 1993 N 5485-I "Valtionsalaisuuksista" (muutoksineen ja lisäyksineen) . base.garant.ru. Haettu 2. joulukuuta 2015. Arkistoitu alkuperäisestä 8. joulukuuta 2015.
  6. CNT Impuls LLC - salaisen toimistotyön automatisointi . cnt-i.ru. Haettu 2. joulukuuta 2015. Arkistoitu alkuperäisestä 8. joulukuuta 2015.