Toimistotyö on toimintaa, joka tarjoaa dokumentointia, työnkulkua, operatiivista tallennusta ja asiakirjojen käyttöä [1] .
Käsite "toimistotyö on toimintaa, joka liittyy asiakirjojen luomiseen ja työskentelyyn niiden kanssa eri toimielimissä. Ajan myötä toimistotyö kehittyy aktiivisesti minkä tahansa organisaation tai valtion viranomaisen ja paikallishallinnon johtamislaitteen toiminnan tärkeimmäksi osaksi, koska kaikki heidän toiminnan tärkeimmät ja ajankohtaiset kysymykset kirjataan asiakirjoihin.
Liittovaltion arkistovirasto koordinoi koko toimistotyöjärjestelmää ja tarjoaa osallistujille metodologista tukea: toimistotyön perusteet ja asiakirjojen kulku ovat tämän osaston toimivallan alaisia. Itse asiakirjalomakkeiden kehittämisestä vastaa liittovaltion teknisten määräysten ja metrologian virasto (tunnetaan nimellä Gosstandart). .
Toimistotyötä ja asiakirjojen hallintaa koskeva lainsäädäntökehys sisältää: Venäjän federaation perustuslain, liittovaltion perustuslait, kodifioidut säädökset, liittovaltion lait sekä ohjesäännöt - Venäjän federaation presidentin asetukset , hallituksen asetukset Venäjän federaation liittovaltion toimeenpanoelinten säädökset, jotka kehittävät ja määrittelevät asiaankuuluvien lakien normeja, määrittävät mekanismit niiden täytäntöönpanoa ja soveltamista varten.
Käytännössä on kiinnitettävä erityistä huomiota:
Amerikan Yhdysvallat antoi merkittävän panoksen toimistotyöjärjestelmän kehittämiseen. Heidän pätevyytensä sisältää dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin alan tutkimustyötä.
Toimistotyön suorittamiseksi nykyaikaisissa organisaatioissa voidaan luoda toimistotyöpalvelu - rakenneyksikkö, jolle on uskottu toimistotyön tehtäviä, sekä toimistotyöstä vastaavat henkilöt organisaation muilla osastoilla [2] .
Eri organisaatioissa, laitoksissa, viranomaisissa ja kunnissa toimihenkilöpalvelua voidaan kutsua eri tavalla: asianhallinta; yhteinen osasto; toimisto; sihteeristö jne.
Toimistotyöpalvelun tarkoituksena on organisoida, ylläpitää ja parantaa toimistotyöjärjestelmää yhtenäisen politiikan ja organisaation sisäisten paikallisten säädösten pohjalta käyttäen nykyaikaista tietotekniikkaa dokumenttien käsittelyssä [3] sekä metodologista ohjausta ja valvoa rakenteellisten osastojen asiakirjojen käsittelyssä vahvistetun menettelyn noudattamista.
Liiketoiminta on jaettu kolmeen vaiheeseen:
Organisaatio- ja hallintoasiakirjojen kokoonpano Venäjällä määräytyy All-Russian Classifier of Management Documents ( OKUD ) -luokituksen mukaisesti. Venäjän federaation kansallisessa standardissa GOST R 7.0.97-2016 "Tiedon, kirjaston ja julkaisun standardijärjestelmä" vahvistetaan yleiset suositukset hallintotoimintojen dokumentoimiseksi ja asiakirjojen kanssa työskentelyn järjestämiseksi Venäjällä. Organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat. Paperityötä koskevat vaatimukset" [4] .
Asiakirjojen kierto - asiakirjojen liikkumisen järjestäminen yrityksessä niiden luomisesta tai vastaanottamisesta suorituksen loppuunsaattamiseen: lähettäminen organisaatiosta ja (tai) lähettäminen arkistoon.
Asiakirjavirta on asiakirjojen liikkumista niiden vastaanottamisesta tai luomisesta sen suorittamisen, lähettämisen tai toimituksen loppuun asti. Dokumentaatiossa on kolme päävirtaa:
Organisaation vastaanottamat asiakirjat kulkevat läpi:
Kaikki salaiset asiakirjat kulkevat yritysten tai osastojen erityisosastojen kautta. Kirjanpito ja asiakirjojen hallinta suoritetaan erityissääntöjen mukaisesti, Venäjällä sitä säätelee laki " Valtionsalaisuuksista " [5] .
Salaisen asiakirjavirran ja toimistotyön automatisointi salaisen hallintoyksikön yksiköissä tapahtuu salaisen toimistotyön automatisoidun järjestelmän (AS SDP) [6] -ohjelman avulla .
Joissakin organisaatioissa on otettu käyttöön sähköinen asiakirjojen käsittely ja asiakirjojen vaihto osastojen (sisäisten vastaanottajien) välillä.
Sähköisen dokumentinhallinnan järjestämiseksi luodaan organisaation palvelimelle tietokanta , johon kaikki luodut asiakirjat tallennetaan. Pääsy tietokantaan tapahtuu selaimen kautta (selaimen tuen määrittää pääsääntöisesti luodun käyttöliittymän kehittäjä ). Pääsy on mahdollista sekä paikallisverkon (sisäinen) että Internetin (ulkoinen) kautta.
Asiakirjat tallennetaan tai ladataan tiettyihin organisaation kansioihin. Kansiot jaetaan organisaatioyksikön hierarkkisen rakenteen mukaan.
Henkilöllä, jolla on tarvittavat oikeudet, on oikeus luoda, muokata, poistaa luotuja asiakirjoja.