Paperitonta toimistotyötä
Paperiton toimisto (tai paperiton toimisto ) on työympäristö, joka eliminoi tai vähentää huomattavasti paperin käyttöä. Paperittoman toimiston toteuttaminen on mahdollista uusimpien tekniikoiden ansiosta, jotka muuntavat asiakirjat digitaaliseen muotoon, eli digitointiin . Paperittoman toimiston avulla yritykset voivat säästää paperia, helpottaa ja nopeuttaa työnkulkuprosesseja, parantaa henkilökohtaisten tietoturvan tasoa ja säästää ympäristöä.
Termiä Paperless Office käytti ensimmäisenä Micronet, Inc. vuonna 1978 [1] .
Paperiteollisuuden ympäristövaikutukset
Paperintuotanto johtaa metsien häviämiseen, ilmastonmuutokseen ja kasvihuonekaasuihin . American Forest & Paper Associationin mukaan), paperiteollisuus on kolmanneksi suurin polttoaineen ja energiamineraalien kuluttaja maailmassa.
Toimi paperittomaksi toimistoautomaation ja sähköisen dokumentinhallinnan avulla
Online-järjestelmien käyttöönotto antaa sinun luopua paperista kokonaan. Voit poistaa paperin käytön automatisoimalla paperiasiakirjoja käyttäviä prosesseja. Tätä lähestymistapaa kutsutaan "sähköisen lomakkeen menetelmäksi". Sen ydin on pääsääntöisesti painettujen asiakirjojen siirto sähköiseen muotoon tietojen automaattista täyttämistä ja käsittelyä varten. Tällä menetelmällä voit lähettää tietoja turvallisesti ja allekirjoittaa sähköisiä asiakirjoja digitaalisesti ilman, että niitä tarvitsee tulostaa. Sähköisten lomakkeiden automatisointi sisältää seuraavat tekniikat:
- Portable Document Format ( PDF ) - luo, näytä ja käytä sähköisiä asiakirjoja ja lomakkeita
- Sähköiset lomakkeet - lomaketietojen luominen, integrointi ja lähettäminen
- Tietokannat - tiedonkeruu automaattista asiakirjojen käsittelyä varten
- Työnkulun automaatioalustat - data, asiakirjojen uudelleenohjaus ja suora työnkulku
- Sähköposti - minkä tahansa tiedon lähettäminen ja vastaanottaminen mahdollisuudella siirtää tiedostoja
- Asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen
- Web-palvelimet - tietojen vastaanottaminen ja tallennus, asiakirjojen käyttöoikeuksien hallinta
Yhdysvaltain vuoden 2000 sähköisen allekirjoituksen lain mukaan asiakirjaa ei voida hylätä, koska se on varmennettu sähköisellä allekirjoituksella, vaan yritysten on hyväksyttävä sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Nykyään on olemassa tarpeeksi kustannustehokkaita vaihtoehtoja paperittomaan työnkulkuun, joka ei edellytä asiakkaiden ostamista laitteistosta tai ohjelmistosta. Tämän ohjelmiston etuna on kyky käyttää OCR [2] (Optical Character Recognition), jonka avulla käyttäjä voi etsiä minkä tahansa tiedoston koko tekstiä.
Katso myös
- Paperin ympäristövaikutukset
- Työnkulun automaatiojärjestelmä
- Asiakirjanhallintajärjestelmä
- Varmuuskopioida
Muistiinpanot
- ↑ Paperless Office Trademark Registration , Yhdysvaltain patentti- ja tavaramerkkivirasto , < http://tmsearch.uspto.gov/bin/showfield?f=doc&state=4801:gp9aaa.2.7 > . Haettu 13. joulukuuta 2015. Arkistoitu 7. marraskuuta 2017 Wayback Machinessa
- ↑ Mikä on OCR? , WiseTrend , < https://www.wisetrend.com/what-is-ocr/ >> Arkistoitu 20. joulukuuta 2019 Wayback Machinessa
 Bibliografisissa luetteloissa |
|---|