Teoria X ja teoria Y ovat Douglas McGregorin teorioita ihmisten motivaatiosta ja johtamiskäyttäytymisestä.
Tässä teoriassa johto olettaa, että työntekijät ovat luonnostaan laiskoja ja välttävät työtä aina kun mahdollista. Tämän vuoksi työntekijöitä on valvottava tarkasti, jolle kehitetään monimutkaisia ohjausjärjestelmiä. Tarvitaan hierarkkinen rakenne, jossa kullakin tasolla on alennettu valvonta . Tämän teorian mukaan työntekijät osoittavat vähän kunnianhimoa ilman houkuttelevaa palkitsemisohjelmaa ja välttävät vastuuta, jos mahdollista.
Theory X -johtaja uskoo yleisesti, että kaiken pitäisi päättyä siihen, että joku saatetaan vastuuseen. Hän uskoo, että kaikki mahdolliset työntekijät etsivät etuja itselleen, kaikki potentiaaliset työntekijät etsivät etuja vain itselleen. Yleensä tällaiset johtajat uskovat, että työntekijöiden työn ainoa tavoite on raha. Useimmissa tapauksissa he syyttävät ensin henkilöä, mutta eivät herätä kysymystä siitä, pitäisikö järjestelmää, strategiaa tai valmistautumisen puutetta syyttää.
Teoria X :n johtajat eivät myöskään voi luottaa yhteenkään työntekijään, ja tämä näkyy jatkuvasti tukihenkilöstölle. Theory X -johtajaa voidaan kutsua tuottavuuden ja työntekijöiden moraalin esteeksi.
Monet johtajat (1960-luvulla) tukivat teoriaa X , koska he olivat melko pessimistisiä työntekijöitään kohtaan. Theory X -johtaja uskoo, että hänen työntekijänsä eivät todellakaan halua tehdä työtä, että he välttelevät todennäköisemmin vastuita ja että esimiehen tehtävänä on jäsentää toimintaa ja motivoida työntekijöitä. Tämän ajattelutavan tuloksena on, että Theory X -johtajat omaksuvat luonnollisesti autoritaarisemman tyylin, joka perustuu rangaistuksen uhkaan.
Yksi tämän johtamistyylin vakavista haitoista on, että se aiheuttaa paljon todennäköisemmin negatiivisia mittakaavaetuja suurissa yrityksissä. Teoria Y mahdollistaa yritysten laajentumisen samalla kun ne kasvattavat voittoja, sillä tehtaan työntekijöillä on omat vastuunsa.
Johto ehdottaa, että työntekijät voivat olla kunnianhimoisia, heillä on sisäisiä kannustimia, pyrittävä ottamaan enemmän vastuuta, harjoittamaan itsehillintää ja -johtamista. Uskotaan, että työntekijät nauttivat tehtävistään, jotka liittyvät sekä henkiseen että fyysiseen työhön. Uskotaan myös, että työntekijät houkuttelevat olemaan luovia ja innovatiivisia tuotannossa, jos tilaisuus avautuu. Tuottavuutta on mahdollista lisätä antamalla työntekijöille vapaus työskennellä parhaan kykynsä mukaan ilman, että he juuttuvat sääntöihin.
Theory Y -päällikkö uskoo, että suotuisissa olosuhteissa useimmat ihmiset haluavat työskennellä hyvin ja että työvoimassa on hyödyntämätöntä luovuutta. He uskovat, että tyytyväisyys työnsä hyvin tekemisestä on sinänsä voimakas motivaattori. Theory Y -johtaja yrittää poistaa esteitä, jotka estävät työntekijöitä toteuttamasta potentiaaliaan.
Monet ihmiset ymmärtävät Y :n positiivisena joukona työntekijöitä koskevia oletuksia. Yrityksen ihmispuolen huolellinen lukeminen paljastaa, että McGregor vain väittää, että johtajien tulisi olla avoimia positiivisemmalle näkemykselle ja luomilleen mahdollisuuksille.