Virtuaalinen faksi on virtuaalinen numero , joka vastaanottaa faksiviestejä ja käsittelee ne ja välittää ne edelleen omistajan sähköpostiin . Toimisto ei tarvitse fyysistä faksia virtuaalifaksin käyttämiseen, riittää, kun käyttää teleyrityksen ”virtuaalifaksia”.
Teleyritykset voivat tarjota "virtuaalifaksipalvelua" sekä palveluita, kuten virtuaalinumeroita ja virtuaalitoimistoa . Asiakkaalle, joka haluaa käyttää virtuaalifaksia, annetaan numero, jonka hän julkaisee faksinumerona. Kaikki tähän numeroon tulevat faksiviestit käsitellään palvelun myyjän palvelimella ja lähetetään sitten asiakkaan sähköpostiin. Siten virtuaalisen faksin omistaja voi lukea viestinsä miltä tahansa tietokoneelta ja tarvittaessa tulostaa tarvittavat asiakirjat tulostimelle .
Koska virtuaalifaksia ei ole sidottu tavalliseen puhelinlinjaan, se voi vastaanottaa minkä tahansa määrän viestejä samanaikaisesti. Kaikki faksit tallennetaan elektroniseen laatikkoon ja muodostetaan siten sähköiseksi arkistoksi.
Myös usein "virtuaalifaksi"-palvelu sisältää viestien lähetystoiminnon, se suoritetaan sähköpostitse. Tässä tapauksessa vastaanottaja ei voi määrittää, kuinka viesti lähetettiin.
Virtuaalifaksia voidaan käyttää: