Virtuaalitoimisto ( englanniksi virtual office ) - termi kollektiivisille toimistopalveluille, jotka sisältävät usein organisaation yritysosoitteen kirjeenvaihdon vastaanottamista varten, postin edelleenlähetyspalvelut , virtuaalinen puhelinnumero , faksiviestit ja lisäpalvelut saapuvien puhelujen hallintaan , sihteeripalvelut , verkko kokous- ja konferenssitilojen isännöinti ja vuokraus yrityskokouksia varten. "Virtuaalitoimisto" on myös yleinen termi kuvaamaan ympäristöä, jonka avulla työntekijätiimi voi harjoittaa liiketoimintaa tehokkaasti käyttämällä yksinomaan Internetin viestintäominaisuuksia . [yksi]
On kiistanalaista, että Servcorp esitteli ensimmäisenä alan ja termit "virtuaalinen toimisto" ja "palvelutoimisto" vuonna 1978, mutta Chris Kern väittää luoneensa neologismin "virtuaalitoimisto" vuonna 1983 julkaistulle aikakauslehtiartikkelille . [2] [3]
Termiä ei ole vahvistettu. Esimerkiksi jotkut "virtuaalitoimistojen" palveluntarjoajat tarjoavat yritys- tai ulkoistettuja lisäpalveluita, kuten yrityksen sihteeri-, kirjanpitäjä- tai lakipalveluita . Ulkomaiset yhtiöt tarjoavat myös niihin liittyviä rekisteröinti- ja postiosoite-, puhelin- ja faksipalveluita.
Muut toimittajat tarjoavat ensisijaisesti IT -infrastruktuuria hajautettujen toimistotiimien etätyöskentelyyn. Tässä tapauksessa "virtuaalitoimisto" voi sisältää: suojatun kanavan työntekijöiden pääsyyn yrityksen järjestelmiin, näiden järjestelmien isännöintiin, itse IT-järjestelmiin ( asiakirjanhallinta , portaali , CRM , ERP ) ja muut.
Yritykset hankkivat "virtuaalisen toimiston" saadakseen tehokkaan ja edullisen työkalun kommunikoidakseen asiakkaiden kanssa heidän asuinkaupungissaan, luodakseen paikallisen yrityksen imagoa tai parantaakseen imagoaan arvostetun osoitteen avulla kaupunkien, kuten New Yorkin, bisnesalueilla . York , Lontoo tai Hongkong . Yritys voi esimerkiksi ostaa "virtuaalinumeron", jonka koodi on 212 ja New Yorkin postiosoite antaakseen vaikutelman, että yritys sijaitsee New Yorkissa, vaikka todellisuudessa se voi sijaita toisessa kaupungissa tai jopa toisessa maassa. .
"Virtuaalitoimisto" -palveluun kuuluu myös "virtuaalinumero"-niminen palvelu. Tämä on valitun maan ja kaupungin puhelinnumero. Puhelut tähän numeroon voivat tulla matkapuhelimeen tai lankapuhelimeen , SIP - laitteeseen tai Skypeen . Kun olet fyysisesti yhdessä maassa, voit käyttää toisen maan numeroa.
On olemassa IP-PBX-palvelu, jonka avulla voit laajentaa "virtuaalisen puhelintoimiston" mahdollisuuksia. Tämä on sama virtuaalinen numero, mutta lisäominaisuuksilla. IP PBX:n avulla voit yhdistää IVR-konstruktorin ja puhepostin , asettaa monimutkaisen soitonsiirron , seurata puheluhistoriaa, tallentaa keskusteluja . Lisäksi IP-PBX:n omistaja voi luoda mustan listan numeroista sekä siepata puheluita.
Toinen monien teleyritysten tarjoaman virtuaalitoimiston osa on virtuaalinen faksipalvelu .
Mukavuussyistä yrityksille voidaan tarjota myös "pakettitarjouksia" virtuaalitoimistosta, joka sisältää usein sellaisia parametreja kuin: todellinen ja virallinen osoite kaupungissa, oma puhelinnumero, soitonsiirto, kirjeenvaihdon vastaanottaminen ja käsittely, sihteeripalvelut ja muut. , mikä on paljon kätevämpää, jos ei ole aikaa valita vaihtoehtoja erikseen. [neljä]
Vaikka virtuaalitoimistosta on hyötyä toiminnassa, sillä on haittapuolensa:
| Organisaatioiden toimistojaostojen luokat | |
|---|---|
| Toiminnallisten alueiden mukaan | |
| Teknisten ominaisuuksien mukaan | |