Dokumenttien elinkaarella arkistoinnin hallinnassa tarkoitetaan seuraavia vaiheita dokumentin ”elinkaaressa”: sen luomisesta säilytykseen (arkistoon) tai tuhoamiseen. Vaikka asiakirjan elinkaarimalleja on useita, ne kaikki sisältävät luomisen tai haun, käsittelyn ja poistamisen [2] .
Asiakirjojen hallintavaihe asiakirjan elinkaaren aikana koostuu luomisesta, luokituksesta, kierrätyksestä ja poistamisesta. Luominen tapahtuu tiedon vastaanottamisen yhteydessä asiakirjan muodossa. Asiakirjat tai niiden tiedot luokitellaan johonkin loogiseen järjestelmään. Koska asiakirjoja käytetään (kierretään), ne vaativat huoltoa. Poistaminen sisältää tuhoamisen tai siirtämisen arkistoon tulevaa käyttöä varten.
Tätä seuraa toinen, arkistointivaihe, joka koostuu asiakirjojen valinnasta tai vastaanottamisesta arkiston toimesta, asiakirjojen kuvauksesta kirjanpitolaitteessa, hakukoneistossa sekä asiakirjojen tai mahdollisesti dokumentoidun tiedon tallentamisesta. Tutkijat ja tiedemiehet voivat edelleen viitata asiakirjoissa oleviin tietoihin ja käyttää niitä.
1930-luvulla Emmett Leahylla Yhdysvaltain kansallisarkistosta oli tärkeä rooli ohjelman kehittämisessä, joka määrittää asiakirjojen elinkaaren luomisesta ja käytöstä lopulliseen tuhoamiseen tai arkistointiin. Richard Berner Washingtonin yliopistosta ehdotti yhtenäistä tavoitetta asiakirjojen hallinnassa ja arkistoissa: "tietueiden vastuullinen käyttö ja hallinnointi, joka johtaa joko luvalliseen tuhoamiseen tai arkistojen säilyttämiseen ja hallinnointiin."
Tiedonhallinnan ja arkiston ammatit, vaikka ne eroavatkin toisistaan, työskentelevät epäilemättä samaa päämäärää kohti: dokumentoidun tiedon tehokasta hallintaa jatkumon kaikissa vaiheissa luomisesta hävittämiseen. Dokumentoidun tiedon tehokas hallinta (mitä Berner kutsuu "tietueiden vastuulliseksi käytöksi ja hallitukseksi") edellyttää jatkuvaa kommunikointia arkistonhoitajan ja arkistonhoitajan välillä, jotta:
Myöhemmin merkittäviä panoksia antoi Frank Upward ja hänen dokumenttien jatkumomallin kehittäminen .