Työnkulun automaatiojärjestelmä , sähköinen dokumenttien hallintajärjestelmä (EDMS) - automatisoitu monen käyttäjän järjestelmä, joka seuraa hierarkkisen organisaation työn hallintaprosessia varmistaakseen, että tämä organisaatio suorittaa tehtävänsä. Samalla oletetaan, että johtamisprosessi perustuu ihmisen luettaviin asiakirjoihin, jotka sisältävät toimeenpanoon tarvittavia ohjeita organisaation työntekijöille.
Tämän luokan automatisoitujen järjestelmien allokointi ( työnkulun käsite ) on tyypillistä neuvostoliiton jälkeiselle avaruudelle , sitä lähellä olevat globaalit ohjelmistoluokat ovat arkistonhallintajärjestelmät ja ECM-järjestelmät .
Asiakirjavirta - asiakirjojen liikkuminen organisaatiossa niiden luomisesta tai vastaanottamisesta suorituksen tai lähettämisen loppuun asti (GOST R 7.0.8-2013); teosten kokonaisuus asiakirjoilla: vastaanotto, rekisteröinti, jakelu, toteutuksen valvonta, tapausten muodostaminen, dokumentaation säilytys ja uudelleenkäyttö, hakuteos.
Sähköinen dokumenttien hallinta (EDM) on yksi mekanismi sähköisessä muodossa toimitettujen asiakirjojen käsittelyyn, ja siinä on toteutettu "paperittoman toimistotyön" käsite.
Koneluettava asiakirja on asiakirja, joka soveltuu sen sisältämien magneettisille, optisille ja muille tietovälineille tallennettujen tietojen automaattiseen lukemiseen.
Sähköinen dokumentti (ED) on tietokoneella laadittu asiakirja, joka voidaan allekirjoittaa sähköisellä allekirjoituksella (ES) ja tallentaa koneelle sopivan muotoisena tiedostona.
Sähköinen allekirjoitus (ES) on analoginen käsinkirjoitetulle allekirjoitukselle , joka on tietoturvatyökalu, joka tarjoaa mahdollisuuden valvoa sähköisten asiakirjojen eheyttä ja todentaa.
Automaatioteknologiaa voidaan käyttää oikeudellisten asiakirjojen, kuten työsopimusten ja kiinteistöjen suunnitteluasiakirjojen, tuottamiseen, mahdollisesti verkkorajapinnan tai päätöspuun avulla [1] . Suurissa asianajotoimistoissa käytetään usein asiakirjojen kokoamisjärjestelmiä työn organisointiin, esimerkiksi luomalla monimutkaisia ehtoja ja lainasopimusten ensimmäisiä luonnoksia [2] [3] .
Yhdistyneen kuningaskunnan oikeudellisten palveluiden markkinoiden vapauttamisen myötä, joka käynnisti vuoden 2007 lakipalvelulain [4] , suuret laitokset ovat laajentaneet palveluitaan kattamaan oikeudellisen avun asiakkailleen [5] [6] . Useimmat näistä yrityksistä käyttävät jotakin dokumenttiautomaatioteknologiaa tarjotakseen laillisia palveluja asiakirjojen käsittelyyn Internetin kautta [7] . Tätä on pidetty kaupallistamissuhdanteen esikuvana, jossa tekniikat, kuten asiakirjojen automatisointi, johtavat suurien määrien vähäkatteisia lakipalveluita "pakkaamiseen" ja asettamiseen massamarkkinoiden yleisön saataville [8] [9] [10] .
Vakuutukset ja todistukset, tyypistä riippuen, vakuutusasiakirjat voivat olla myös satoja sivuja pitkiä ja sisältävät tarkkoja tietoja vakuutetusta. Tyypillisesti aiemmin nämä vakuutusasiakirjapaketit luotiin a) kirjoittamalla vapaamuotoisia kirjaimia, b) lisäämällä esipainettuja esitteitä, c) muokkaamalla malleja ja d) räätälöimällä grafiikka vaadituilla tiedoilla, sitten lajittelemalla ja lisäämällä kaikki Vaadittu tieto. asiakirjat yhdessä paketissa ja välitys vakuutetulle. Yhteen pakettiin sisältyvät erilaiset asiakirjat voivat sisältää seuraavan tyyppisiä asiakirjoja:
Yhden paketin kokoaminen voi viedä paljon työtä. Useimmissa vakuutusten hallintajärjestelmissä järjestelmä luo lähtökohtana jonkinlaisen politiikkalausunnon, mutta sitä voi olla tarpeen räätälöidä ja täydentää muulla tarpeellisella materiaalilla.
PC Weekin [11] mainitseman International Data Corporation -toimiston mukaan vuonna 2012 yritysten kustannukset EDMS:n käyttöönottamisesta nousivat 20 % vuoteen 2011 verrattuna ja levikkiohjelmistotuotteiden myynnin määrä 13 %. Analyyttisen toimiston TAdviserin arvion, joka on esitetty materiaalissa Cnews [12] , Venäjän EDMS:n (ECM) ja niiden käyttöönottopalveluiden markkinat vuonna 2012 olivat 25,6 miljardia ruplaa ja vuotuinen markkinoiden kasvu on 20:stä 35:een. prosenttia. Venäjän markkinoille kuuluu sekä kotimaisia maan sisällä luotuja järjestelmiä että suurimpaan EDMS:ään (länsissä lyhenne EDMS) ja ECM-järjestelmiin (IBM Lotus - Notes, Microsoft SharePoint jne.) perustuvia ratkaisuja.
Toteutettujen EDMS-toteutusprojektien määrässä johtava on Electronic Office Systems -yhtiön Delo-tuote (49 prosenttia projekteista). Kaupallisen alan suurimmista sähköisten dokumentinhallintajärjestelmien käyttöönottoprojekteista vuosina 2012-2013 katsaukseen sisältyy Delo EDMS:n käyttöönotto keskuspankissa (60 tuhatta käyttäjää), EMC Documentumin käyttöönotto Rostelecomissa (56 tuhatta). työntekijät), DocsVisionin käyttöönottoprojekti Sberbankissa (50 tuhatta käyttäjää). Katsauksen kirjoittajat viittasivat suurimpiin EDMS-integraattoreihin yrityksiä Logic of Business , CROC Incorporated , InterTrust ( CompanyMedia ) , EOS ja kaikki sen yhteistyökumppanit (EDS Delo ja EOS for Sharepoint), Parma-Telecom (SAP/R3:een perustuva) ja " Holemont " (perustuu EDMS THEZIS :iin ).
Pietarilaisen DSS-Consulting-yhtiön (johon IT-Bestsellers viittaa [13] ) analyyttisen raportin mukaan kotimaan EDMS-markkinoiden eniten toteutettuja tuotteita ovat seuraavat: toteutusprojektien määrällä mitattuna vuonna 2012 - EDMS Delo (25,3 % projekteista), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1C: Asiakirjanhallinta (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); työasemien lukumäärän mukaan - EDMS Delo (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Toinen kriteeri on uusien toteutusten määrä vuonna 2012, tässä asemassa kärjessä on viisi tuotetta - EDMS Delo (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), ECM Logic (BOSS- Referent) (6,1 %) ja OPINNÄYTTÖ (4,3 %).
Mitä tulee julkiseen sektoriin, viestintä- ja viestintäministeriön raportin [14] mukaan, joka perustuu 79 osastoon tehdyn tutkimuksen tietoihin, vuonna 2013 EDMS otettiin käyttöön 74 liittovaltion toimeenpanoelimessä, joista 4 elimessä (FSSP, Liittovaltion verovirasto, kulttuuriministeriö ja liikenneministeriö) käyttävät useita erilaisia järjestelmiä, ja osastojen välisiin sähköisiin dokumenttienhallintajärjestelmiin on kytketty 17 osastoa (23 % kaikista elimistä), joista kolme on liitetty myös sähköisen hallinnon elementteihin. Sähköisiä asiakirjanhallintajärjestelmiä ei otettu käyttöön FSTEC:ssä, FSB:ssä, SVR:ssä, Rostourismissa ja sisäasiainministeriössä.
Seuraavat säädösasiakirjat määrittelevät työnkulun automaatiojärjestelmien peruskäsitteet ja säätelevät pääsäännöksiä: