Asiakirja
Asiakirja ( saksa Dokument , edelleen latinasta documentum - näyte, todiste, todiste ) on materiaalin kantajalle tekstin , äänitallenteen tai kuvan muodossa tallennettua tietoa yksityiskohdista, jotka mahdollistavat sen tunnistamisen.
Venäjän lain mukaan asiakirja määritellään "aineiston kantajaksi, johon on tallennettu tietoja missä tahansa muodossa tekstin, äänitallenteen, kuvan ja (tai) niiden yhdistelmän muodossa ja jonka yksityiskohdat mahdollistavat sen tunnistettu, ja se on tarkoitettu välitettäväksi ajassa ja paikassa yleiseen käyttöön ja varastointiin” [1] .
Historia ja tyypit
Suppeassa merkityksessä asiakirja lat. documentum [2] on kirjallinen tiedonvälitysväline , joka todistaa tietyn arvoisten tosiasioiden olemassaolon. Laajassa mielessä sekä kirja että veistos ovat asiakirjoja.
Historian aikana tietovälineet ovat muuttuneet, ne voivat olla paperia, reikäkorttia, valokuvafilmiä, CD-levyä, levykettä, magneettinauhaa, savitauluja jne. Tietokoneita on käytetty laajalti dokumenttien käsittelyn automatisoinnissa 1900-luvulta lähtien .
Tärkeä asiakirjatyyppi ovat erilaiset todistukset , jotka vahvistavat henkilön henkilöllisyyden, hänen kuulumisensa organisaatioon tai luvan harjoittaa tiettyä toimintaa.
Tietojärjestelmissä tiedonhaun tarpeiden täyttämiseksi dokumentti kuvataan toisaalta materiaalina esineenä - sen ominaisuuksien (attribuuttien, yksityiskohtien), eli metatietojen , arvojoukona ; toisaalta tähän objektiin kiinnitetyn tiedon sisältö kuvataan - pääsääntöisesti indeksien avulla .
Joukkoa asiakirjoja, jotka on omistettu mille tahansa asialle, ilmiölle, prosessille, henkilölle, laitokselle jne., kutsutaan dokumentaatioksi .
Tietojen tallentamista eri tietovälineille vahvistettujen sääntöjen mukaisesti kutsutaan dokumentaatioksi ja se on asiakirjojen luomis- ja käsittelyprosessi. Dokumentoinnissa on otettava huomioon voimassa oleva lainsäädäntö , tekijän pätevyys ja noudatettava kansallisia sääntöjä asiakirjan laatimisesta ja käsittelystä.
Työn kokonaisuus yritysten johtamistoiminnan dokumentoimiseksi ja asiakirjojen liikkumisen järjestämiseksi niissä luonnehtii termiä " toimistotyö ". Vastuuvelvollisuudet ja -valtuudet olisi määriteltävä ja ilmoitettava selkeästi.
Asiakirjojen luokitus
- Ajanvarauksella:
- organisaatioasiakirjat (peruskirja, työnkuvaus, asema, henkilöstö, rakenne ja henkilöstö);
- hallinnolliset asiakirjat (määräys, tilausote, määräys, ohje, päätös, päätös);
- tiedot ja viiteasiakirjat (laki, pöytäkirja, muistio, selitys, muistio, kirje, todistus);
- kirjanpito- ja selvitysasiakirjat ( maksumääräys, lasku, rahtikirja, asiakirja jne.). Jokaisesta organisaation suorittamasta liiketapahtumasta on laadittava ensisijainen kirjanpitoasiakirja (6. joulukuuta 2011 annetun liittovaltion lain nro 402-ФЗ "Kirjanpito" [3] liittovaltion lain pykälä 1, 9 artikla) ;
- normatiiviset asiakirjat säätelevät oikeusnormien näkökulmasta yleisiä periaatteita, sääntöjä tai ominaisuuksia. Kattaa käsitteet, kuten standardit , normit, säännöt, käytännesäännöt, määräykset ja muut vastaavat asiakirjat;
- muut.
- Luomishetkellä - ensisijainen ja toissijainen ( abstrakti , abstrakti , katsaus jne.);
- Tuotantomenetelmän mukaan - luonnos, valkoinen, elektroninen, kuvallinen, käsinkirjoitettu asiakirja, kirjoituskoneella kirjoitettu, painettu ( este , kirja , aikakauslehti);
- Sisältötyypin mukaan - tekstillinen , ikoninen ( graafinen ), ideografinen ( kaaviot , kartat , muistiinpanot ), ääni , multimedia ;
- Esitystavan mukaan - sähköinen , paperilla ;
- Julkaisupaikan mukaan - sisäinen, ulkoinen;
- Lähetyssuunnassa - saapuva, lähtevä;
- Jakelun mukaan - julkaistu, julkaisematon, julkaisematon, välimuoto;
- Tarvittaessa tekniset välineet - ihmisen luettavissa, koneellisesti luettavissa;
- Salassapitotason mukaan - luokittelematon, salainen , eri salassapitotasoilla, luottamuksellinen jne.
Asiakirjojen käsittelytyypit jaetaan semanttisiin (käännös, abstraktio, huomautus) ja ei-semanttisiin (kopiointi, siirto, muuntaminen toiseen esitysmuotoon).
Asiakirjat sisältävät tietoa, joka on arvokas resurssi ja tärkeä osa liiketoimintaa. Järjestelmällinen lähestymistapa yrityksessä syntyvien asiakirjojen hallintaan mahdollistaa tietoresurssin luomisen liiketoiminnasta sekä varmistaa kaikkien sidosryhmien vastuullisuuden. Sisällön mukaan asiakirjat jaetaan tieteellisiin ja teknisiin (artikkelit, kirjat, patentit, tekniset raportit ja kuvaukset), juridisiin (asetukset, asetukset, sopimukset jne.), hallintoon (määräykset, määräykset) jne.
Asiakirjan funktiot
Asiakirjat voivat suorittaa seuraavia toimintoja:
- Informatiivinen - määräytyy tarpeen dokumentoida, tallentaa ja tarjota tietoa;
- Kommunikatiiviset - asiakirjat ovat väline tietojen vaihtamiseen ajassa ja tilassa;
- asiakirjojen suuntaus yhteen suuntaan (ylhäältä alas, alhaalta ylös);
- kahdenväliset asiakirjat;
- Sosiaalinen - koostuu sosiaalisen tiedon kiinnittämisestä, säilyttämisestä ja välittämisestä suoraan; jokainen asiakirja on yhteiskunnallisesti merkittävä, koska se on luotu jonkin yhteiskunnallisen tarpeen vuoksi.
- Kulttuurinen - asiakirjan kyky säilyttää ja välittää kulttuuriperinteitä, esteettisiä normeja, yhteiskunnassa hyväksyttyjä rituaaleja;
- Hallinto - asiakirja tapa hallita toimintaa;
- Oikeudellinen - asiakirja toimii tapana vahvistaa ja (tai) muuttaa oikeusnormeja ja oikeussuhteita;
- Historiallinen - asiakirja on historiallinen lähde luomishetkestä lähtien [4] .
Katso myös
Muistiinpanot
- ↑ Liittovaltion laki 29. joulukuuta 1994 N 77-FZ (muutettu 8. kesäkuuta 2020) "Asiakirjojen pakollisesta kopiosta"
- ↑ Max Vasmer. Venäjän kielen etymologinen sanakirja. Vol. 1, s. 523.
- ↑ Liittovaltion laki, annettu 6. joulukuuta 2011, nro 402-FZ "kirjanpidosta" . Haettu 7. elokuuta 2021. Arkistoitu alkuperäisestä 7. elokuuta 2021.
- ↑ Iljushenko, 1964 .
Kirjallisuus
- Vorobjov G. G. Asiakirja: tietoanalyysi. - M .: Nauka, 1973.
- Kansanedustaja Iljušenko Asiakirjan toiminnoista // Arkistointikysymykset . - 1964. - S. 10-17.
Linkit
- Asiakirja // Suuri Neuvostoliiton Encyclopedia : [30 nidettä] / ch. toim. A. M. Prokhorov . - 3. painos - M . : Neuvostoliiton tietosanakirja, 1969-1978.
 Sanakirjat ja tietosanakirjat |
|
|---|---|
| Bibliografisissa luetteloissa |