Yhtiösihteeri - Hallinnointikoodin mukaan osakeyhtiön (yhtiön) työntekijä, joka huolehtii vuorovaikutuksesta osakkeenomistajien kanssa , yhtiön toiminnan yhteensovittamisesta osakkeenomistajien oikeuksien ja etujen suojaamiseksi sekä hallituksen työstä. ohjaajat [1] .
Yrityssihteerin toiminnalla pyritään parantamaan yrityksen kehityksen johtamisen tehokkuutta sen omistajien edun mukaisesti, lisäämään yrityksen investointikohtelua, lisäämään sen pääomitusta ja lisäämään liiketoiminnan kannattavuutta [2] . Yhtiösihteeriltä edellytetään tietyn tason ammatillista tietämystä, kokemusta ja pätevyyttä , jotka ovat riittävät tehtäviensä hoitamiseen. Yrityssihteerillä tulee olla moitteeton maine ja osakkeenomistajien luottamus . Yhtiösihteerillä tulee olla riittävä riippumattomuus osakeyhtiön toimeenpanevista elimistä sekä valtuudet ja resurssit tehtävien suorittamiseen.
Yrityssihteerin instituutio syntyi Isossa-Britanniassa 1800-luvun puolivälissä. Vuonna 1855 rajoitettu vastuu ja vuonna 1862 annettiin ensimmäinen osakeyhtiölaki , joka johti osakeyhtiöiden määrän nopeaan kasvuun. Vuonna 1892 Isossa-Britanniassa oli jo 15 000 yhdistystä. Yrityksen hallinnon organisoimiseksi syntyi yhtiön sihteerin virka. Vuonna 1891 Iso-Britanniaan perustettiin Institute of Secretaries edustamaan heidän etujaan. Vuodesta 1916 lähtien naiset ovat saaneet toimia yrityksen sihteerinä [3] .
On suositeltavaa sisällyttää vastuuluetteloon seuraavat asiat [4] :
Yhtiösihteerin valintamenettely ja hänen tehtävänsä on määrätty yhtiön työjärjestyksessä. Hallitus hyväksyy yhtiösihteeriä ja hänen henkilöstöään koskevat säännöt. Yrityssihteeri on toiminnallisesti hallituksen alainen, hallinnollisesti alainen yhtiön ainoalle toimeenpanevalle elimelle ( toimitusjohtaja , toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja). Yhtiösihteeri nimitetään tehtävään yhtiön hallituksen päätöksellä [5] . Tällainen korkea alisteisuus johtuu yrityssihteerin yhteiskunnallisen vaikutuksen määrästä. Tämä vaikutus johtuu useista yrityssihteerin tehtävistä [2] :
Sosiaali- ja terveyskehitysministeriön vuonna 2007 hyväksymä osakeyhtiön yrityssihteeri -tutkinto oli tärkeä askel yrityssihteerin instituution sääntelyn kehittämisessä. Ministeriön asiakirjassa on luettelo yhtiösihteerin työtehtävistä, joka on paljon laajempi kuin listayhtiöiden hallinnointikoodissa. Hänen asemansa on liitetty alaosioon "johtajien asemat", mikä osoittaa hänen roolinsa lisääntymisen yhteiskunnan johtamisessa [6] .
Yhtiösihteerin tulee tuntea siviililaki, hallintorikoslaki, liittovaltion osakeyhtiö- ja arvopaperimarkkinalainsäädäntö sekä muut osakkeenomistajien oikeuksia säätelevät ja hallintoelinten toimintaa säätelevät säädökset, arvopapereiden liikkeeseenlaskua ja liikkeeseenlaskua koskeva menettely . Pääsääntöisesti yhtiösihteerillä on korkeampi ammatillinen juridinen tai talouskoulutus sekä erityiskoulutus hallinto- ja ohjausjärjestelmästä [4] .
Yrityssihteerin klassinen rooli ( yhtiösihteeri Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Corporate Secretary Yhdysvalloissa ) perustuu anglosaksiseen yritysjohtamismalliin [7] . Hajautetussa omistuksessa olevissa yhtiöissä , joiden osakkeilla käydään kauppaa pörssissä , osakkeenomistajien määräysvalta johdossa tapahtuu hallituksen kautta. Hän vastaa kollegiaalisten hallintoelinten päivittäisestä toiminnasta. Hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet korvaavat toisiaan, kun taas yhtiösihteeri on työskennellyt yhtiössä jo vuosia. Suurissa yrityksissä, kuten BP , yrityssihteeri on myös yhtiön päälakimies ( Chief Legal Counsel ). Hallinnointihierarkiassa hän on kolmannella sijalla hallituksen puheenjohtajan ja johtoryhmän puheenjohtajan (toimitusjohtaja) jälkeen. Pienemmissä listaamattomissa yhtiöissä lakiosaston päällikkö voi toimia osa-aikaisena yrityssihteerinä.
2010-luvulla monien yritysten yhtiörakenteeseen ilmestyi yrityssihteerin tai hallituksen sihteerin virka. Noin 40 prosentissa tapauksista hän yhdistää tehtäviensä suorittamisen muihin tehtäviin. Erityisesti arvopaperi- ja kiinteistöpäällikkö, suunnittelu- ja talousosaston päällikkö, varatoimitusjohtaja, kiinteistönhoitoosaston tai arvopaperi- ja osakassuhdeosaston johtaja, lakiosaston johtaja. Samaan aikaan 10 % yrityksistä ei tarjoa yrityssihteerin virkaa. Näissä tapauksissa yhtiösihteerin työtä suorittaa yksi hallituksen jäsenistä. Harvinaisissa tapauksissa yrityssihteerin virkaa täytetään henkilöstöön kuulumattomilla [8] .
Vuonna 2016 Venäjälle perustettiin National Association of Corporate Secretaries voittoa tavoittelemattomana organisaationa [9] . Yhdistys on tarkoitettu kokoamaan yhteen venäläisten yritysten hallinto- ja ohjausjärjestelmästä vastaavat työntekijät. Erityisesti yrityskehitysjohtajat, hallinto-osastojen johtajat, yrityssihteerit, hallituksen henkilöstöpäälliköt ja yrityslakimiehet. Yhdistys on kehittänyt konsernisihteerin eettiset ohjeet, ohjeet konsernisihteerin tehokkuuden arviointiin, ohjeet hänen työn organisointiin ja muita asiakirjoja. Sertifiointia ja ammattistandardia koskeva työ on käynnissä.