Inventoimalla tarkistetaan organisaation omaisuuden olemassaolo ja sen taloudellisten velvoitteiden tila tiettynä päivänä vertaamalla todellisia tietoja kirjanpitotietoihin . Tämä on tärkein tapa valvoa omaisuuden arvojen ja varojen turvallisuutta.
Inventoinnin menettelyä ja sääntöjä venäläisissä organisaatioissa säätelevä normiasiakirja on omaisuuden ja taloudellisten velvoitteiden inventoinnin metodologiset ohjeet . Asiat, joita ohjeessa ei ole säännelty, voidaan paljastaa paikallisissa sisäisen valvonnan järjestämistä koskevissa määräyksissä . Monet organisaatiot inventoivat kuukausittain tai neljännesvuosittain, mutta kaikkien yritysten on inventoitava vuosittain.
Varaston voi ulkoistaa . Kolmannen osapuolen erikoistuneilla yrityksillä on oma teknologia- ja inventaariomenetelmänsä, erikoistuneet kalliit ohjelmistot ja laitteet sekä ammattimaisesti koulutettu asiantuntijahenkilöstö, jonka palkat ovat alhaisemmat kuin varasto- ja toimistotyöntekijöiden, jotka usein osallistuvat inventointiin.
Inventoinnin päätarkoituksena on tunnistaa yrityksen omaisuuden todellinen olemassaolo ja verrata sitä kirjanpitotietoihin . Inventointi suoritetaan laskemalla, mittaamalla ja punnitsemalla aineelliset hyödykkeet:
Tässä tapauksessa seuraavat kirjanpitoobjektit ovat inventaarion alaisia :
Varasto auttaa myös saavuttamaan useita sivutavoitteita:
Varastot voivat olla jatkuvaa (täydellistä) tai valikoivaa (osittaista). Myös varastot jaetaan suunniteltuihin (aikataulun mukaisiin) ja äkillisiin.
Varastovaatimukset:
Art . 11 Liittovaltion laki, 6. joulukuuta 2011, nro 402-FZ "Kirjanpito" , kohdat. Kirjanpitoa ja tilinpäätösraportointia koskevien määräysten 26, 27 § , inventaarion ohjeen 1.5 kohdassa säädetään pakollisista inventaarioista:
On suositeltavaa varata äkillinen inventaario, jos tietoja on :
Yrityksen johtaja vahvistaa tilinpäätöskäytännössä tai erillisellä määräyksellä varastojen lukumäärän vuodessa , niiden suorittamisajan , inventoinnin kohteet .
Inventointitoimikunnan vähimmäiskokoonpano on 3 henkilöä, mukaan lukien puheenjohtaja. Inventointitoimikunnan kokoonpanon hyväksyy organisaation johtaja. Toimeksiannon kokoonpanoa koskeva asiakirja (määräys, päätös, määräys) rekisteröidään inventaariomääräysten täytäntöönpanon seurantaa varten.
Ainakin yhden toimikunnan jäsenen poissaolo inventoinnin aikana on perusta inventaarion tulosten pätemättömyyteen. [3]
Inventointitoimikunnan työ laitoksella alkaa taloudellisesti vastuussa olevan henkilön kuitin vastaanottamisesta tai perustellusta kieltäytymisestä tai allekirjoittamisesta kieltäytymisasiakirjan laatimisesta.
Itse inventaario koostuu kiinteistön täydellisestä uudelleenlaskennasta ja todellisen määrän vertailusta kirjanpitoon (otettu kirjanpitoosastolla). Tässä tapauksessa varastojen laskenta suoritetaan huoneen sijainnin järjestyksessä. Varaston mukaisessa järjestyksessä on mahdotonta laskea uudelleen - tällä tavalla ei paljasteta niiden tavaroiden ylijäämiä, joiden saldo on kirjanpidon mukaan nolla . Materiaalit, jotka otetaan huomioon massan mukaan , punnitaan, tilavuuden ja pituuden mukaan - ne mitataan tarvittaessa, tehdään korjaus ympäristön lämpötilaan [4] . Vihannesvarastoissa tai irtotavarana kasoissa varastoidut maataloustuotteet voidaan inventoida laskennallisesti kunkin vihannes- ja hedelmälajin tilavuuden painoyksiköiksi muuntamisen standardien perusteella .
Jos yrityksen kirjanpitopolitiikka standardoi muiden kuin rahoitusvarojen merkitsemisen, mukaan lukien viivakoodin tai RFID - tunnisteet, automaattinen tiedonkeruu on sallittu Venäjän federaatiossa . Tätä varten voidaan käyttää erikoistuneita tiedonkeruupäätteitä tai tietokoneita , joihin on liitetty lukija, tai älypuhelimia , joissa on esiasennettu erikoisohjelmisto .
Riippuen yrityksessä käytetystä tietokannasta (esimerkiksi 1C: Valtion laitoksen kirjanpito ) ja inventaarion luonteesta (jatkuva, vastuukeskuksittain jne.) automaattisen käsittelyn tulos voi olla inventaario tai protokolla jatkuva inventaario, jota käsitellään edelleen manuaalisessa tilassa. Rfid :n ja nfc :n kanssa työskentelevä TSD ei vaadi visuaalista kosketusta tunnisteeseen, lika ja tagin pinnan kuluminen eivät vaikuta lukulaatuun.
Inventoinnin viimeinen vaihe on sen tulosten määrittäminen. Seuraavat vaihtoehdot ovat mahdollisia:
Inventoinnin tulos määritetään kiinteistökohtaisesti erikseen. On mahdollista (ja erittäin todennäköistä), että jossakin varastoluettelon tuotteessa on pulaa ja toisessa ylijäämää. Tällöin tulos summataan erikseen, yhden tyyppisen omaisuuden puutetta ei voida korvata toisen tyyppisillä ylijäämillä.
Erikoistilanne on uudelleenluokittelu (esimerkiksi Simirenkon omenoiden 5 laatikon pula ja Borovinka- omenoiden ylimäärä) . Uudelleenluokittelu on sallittua (se ei kuitenkaan ole pakollista, jää yrityksen hallinnon harkinnan varaan) vain tapauksissa, joissa havaitaan puutteita ja ylijäämiä :
Mikäli samannimistä, mutta erihintaista omaisuutta on luokiteltu uudelleen, niiden arvon ero katsotaan asianmukaisia päätöksiä tehtäessä puutteeksi tai ylijäämäksi.
Omaisuuden puute (pääasiassa ruoka; samoin kuin polttoaineet ja voiteluaineet, kemialliset tuotteet ja tietyt rakennusmateriaalit ) voidaan selittää luonnollisella häviöllä (kutistuminen, kutistuminen, mureneminen, vuoto, haihtuminen, ruiskutus). Huomaa, että luonnollinen hävikki on tuotteen määrän väheneminen luonnollisista fysikaalisista syistä, varastointiolosuhteiden alaisena, mutta ei pilaantumisen seurauksena. Kaikentyyppisille tuotteille määritetään asianomaisten ministeriöiden määräyksistä luonnollisen hävikin normit varastoinnin, kuljetuksen, purkamisen ja kauppaverkon kautta tapahtuvan myynnin aikana. Samaan aikaan luonnollisen häviön normit koskevat vain painon (eikä kappaleen) mukaan otettuja tuotteita. Määritettyjen normien rajoissa tuotteiden luonnollinen hävikki voidaan kirjata yrityksen kuluksi .
Uudelleenluokittelun kirjaamiseen, luonnollisen häviön kirjaamiseen ja varaston loppusummaan käytetään lajittelulomaketta . Tämän asiakirjan laatii kirjanpito inventaarioluettelon perusteella ja se on tarkoitettu inventoinnin tulosten kirjaamiseen. Vähittäiskaupan organisoinnin ehdoissa, kun ei ole mahdollista nostaa kirjanpitoa kunkin tuotelajin osalta, pula tai ylijäämä määräytyy summana. Tässä tapauksessa inventaarioluettelon ja lajittelulomakkeen sijasta laaditaan inventaariotulosakti.
Rahoitusvelkojen inventointi tarkoittaa seuraavien kirjanpitotilien analyyttisten saldojen vahvistamista :