Ajanhallinta , ajanhallinta, ajanhallinta ( englanniksi time management ) on ajan organisointitekniikkaa ja sen käytön tehostamista.
Ajanhallinta on toimenpide tai prosessi, jossa tietoisesti valvotaan tiettyyn toimintaan käytettyä aikaa tehokkuuden ja tuottavuuden lisäämiseksi. Ajanhallinta voi auttaa sinua kehittämään erilaisia taitoja, työkaluja ja tekniikoita, jotka auttavat sinua suorittamaan tiettyjä tehtäviä, projekteja ja tavoitteita. Tämä sarja sisältää laajan valikoiman toimintoja, nimittäin: suunnittelu, allokointi, tavoitteiden asettaminen, delegointi, aika-analyysi, seuranta, organisointi, listaus ja priorisointi. Hallinto liitettiin alun perin vain liiketoimintaan tai työelämään, mutta ajan mittaan termi on laajentunut kattamaan henkilökohtainen toiminta samalla perustella. Ajanhallintajärjestelmä on yhdistelmä prosesseja, työkaluja, tekniikoita ja menetelmiä. Yleensä ajanhallinta on välttämätöntä minkä tahansa projektin kehittämisessä, koska se määrää projektin valmistumisajan ja laajuuden.
1800-luvun lopulla tunnettu venäläinen fysiologi Vvedenski Nikolai Jevgenievitš sanoi kerran: "Me väsymme ja uupumme, ei siksi, että teemme kovasti töitä, vaan siksi, että työskentelemme huonosti, työskentelemme järjestäytymättömästi, teemme työtä typerästi."
1900-luvun 20-luku oli työn tieteellisen organisoinnin (NOT) kehityksen aikaa. Työvoimainstituutin (CIT) johtaja A. K. Gastev kehittää ajatusta, että organisaation tehokkuus alkaa henkilökohtaisesta tehokkuudesta, erityisesti tehokkaasta ajankäytöstä. Ajan taistelun sosiaalinen liike johti P. M. Kerzhentsevin johtaman liigan "Aika" luomiseen . Sanomalehtiin alkoi ilmestyä säännöllisiä otsikoita "Taistele ajasta". Yhdessä artikkelissa "Aika rakentaa lentokoneita" Platon Mikhailovich osoitti selkeästi ajan tehokkaan käytön ja huolimattomuuden välisen suhteen:
Eräässä Neuvostoliiton kongressissa istuin amerikkalaisen toimittajan vieressä. Kello 11 suunniteltu tapaaminen alkoi vasta kello yhdeltä, kuten meillä usein tapahtuu. Toimittaja kysyi minulta:
- Kuinka monta ihmistä huoneessa on?
Kolme tuhatta ja puoli.
- Onko heidän joukossaan paljon lukkoseppää, sorvaajia, mallintajia?
- Kyllä, luultavasti eri erikoisalojen työntekijät hallitsevat salissa.
Sitten amerikkalaiseni, kirjoitellen jotain pieneen kirjaan, sanoi:
"Metimme tänään 7 000 tuntia työtä odottaessamme kokouksen alkamista. Tällaisilla työvoimakustannuksilla oli mahdollista rakentaa yksi tai jopa kaksi lentokonetta.
Odotimme "puolet lentokoneesta", ja vasta sitten tapaaminen alkoi.
Vuonna 1926 Liiga kuitenkin suljettiin. Ja ennen kaikkea tämä johtui siitä, että kaikki järkevä muutettiin farssiksi. Agitaattorit itse muuttuivat kronofageiksi, koska heidän "menetelmänsä" vain lisäsi työntekijöiden ja työntekijöiden työaikaa. Lisäksi agitaatio "levi" myös yksityiseen henkilökohtaiseen elämään.
1970-luvun alussa, D. Graninin kirjan "Tämä outo elämä" julkaisemisen jälkeen, biologi A. A. Lyubishchevin menetelmä tuli tunnetuksi : ajanlaskenta henkilökohtaisen ajanhallintajärjestelmän ja ajan budjetoinnin perustana. Pääajatuksena on tehokas ajattelu henkilökohtaisen tehokkuuden perustana; ajanotto on työkalu tämän ajattelun kehittämiseen.
Vuonna 2007 avattiin ensimmäinen maan aikajohtamisen osasto Moskovan rahoitus- ja teollisuusyliopistossa "Synergy" (vuoteen 2010 - MFPA) [1] .
Ajanhallinnassa voidaan erottaa seuraavat prosessit :
Työaika - työhön käytetty aika tai aktiivinen työssäoloaika, joka on omistettu suorien virkatehtävien suorittamiseen. Varsinaiseksi työajaksi katsotaan aika, joka on merkitty työaikalomakkeeseen eli työssäoloaikaa kirjaavaan asiakirjaan [2] .
Vastaavasti voit analysoida aikaa, jonka työntekijä käyttää omien tehtäviensä suorittamiseen ( To sv ), hänelle epätavallisiin toimintoihin ( To nsv ), luovan työn suorittamiseen (K t ), organisatoriseen ja hallintotyöhön (K oa ), jne.
Työajan puute ( Chronophages ) - tilapäisten resurssien puute, joka johtuu työntekijän toiminnan epäasianmukaisesta organisoinnista tai johdon lukutaidottomasta toiminnan järjestämisestä, joka johtaa kiireeseen, työn, tehtävien suorittamisen viivästymiseen, huonolaatuiseen työhön , tuotannon menetykset, avioliitot jne. vaikuttavat viime kädessä merkittävästi koko yrityksen tehokkuuteen ja tuloksiin.
Yksi yrityksen johtamisen parantamisen menetelmistä on yrityksen johtajan ja toiminnallisten yksiköiden päälliköiden työaikakustannusten analysointi. Ajanpuutteen syiden tunnistamiseksi on tarpeen tehdä säännöllisesti useiden työpäivien ajan inventointi. Johtajan huoli ajan puutteesta voidaan tunnistaa seuraavista merkeistä: :
Yleisimmät syyt ajanpuutteeseen :
Suunnittelu tarkoittaa valmistautumista tavoitteiden toteuttamiseen ja työajan tehostamiseen. Käytännöstä tiedetään, että jos käytät 10 minuuttia työajan suunnitteluun, voit säästää jopa kaksi tuntia päivässä.
Aikansa järkevää käyttöä varten johtajan on ensinnäkin ymmärrettävä selkeästi päätehtävänsä, tavoitteensa, tehtävänsä ja aikabudjettinsa. Suunnittelussa tulee ottaa huomioon seuraavat perussäännöt:
Asiantuntijan ajankäyttösuunnitelman perustana voi olla hänen pitkän tähtäimen suunnitelma. Tämän monivuotissuunnitelman pohjalta laaditaan vuosisuunnitelma, joka kattaa neljännesvuosittaiset suunnitelmat. Neljännesvuosisuunnitelmat voidaan koordinoida vuosisuunnitelman kanssa ja jakaa kuukausisuunnitelmiin. Tämän perusteella viikko-päiväsuunnitelma on tarkin asiantuntijan työajan käyttösuunnitelma. Työpäiväsuunnitelma on tärkein askel työajan suunnittelussa, sitä seurataan ja muokataan jatkuvasti tilanteen mukaan.
Päivän suunnitelmien tilaaminen "Alp"-menetelmällä . Tämä menetelmä kattaa viisi vaihetta:
Tekemisjärjestys voidaan asettaa Pareto-periaatteella (suhteessa 80:20). Tämä periaate tarkoittaa, että tietyn ryhmän tai joukon keskellä yksittäiset pienet osat ovat tärkeämpiä kuin yleensä tässä ryhmässä. Tämän teorian mukaan voidaan päätellä asiantuntijan työajan käytöstä: ensimmäisellä 20 %:lla käytetystä ajasta saavutetaan 80 % tuloksesta. Loput 80 % käytetystä ajasta antaa vain 20 % kokonaistuloksesta.
Priorisointi ABC-analyysin avulla . Tämä tekniikka perustuu siihen, että tärkeimpien ja vähiten tärkeimpien tapausten prosenttiosuudet summassa pysyvät ennallaan. Kaikki tehtävät on jaettu kolmeen luokkaan tärkeyden mukaan. ABC-analyysi perustuu kolmeen malliin:
Jotta voit käyttää ABC-analyysiä, sinun on noudatettava seuraavia sääntöjä:
Eisenhowerin nopeutettu analyysi . Tämä periaate on apuväline niissä tapauksissa, joissa on kiireesti tehtävä päätös tehtävien tärkeydestä. Prioriteetit asetetaan kriteerien, kuten tehtävän kiireellisyyden ja tärkeyden, mukaan. Ne on jaettu neljään ryhmään:
Käytännöstä tiedetään, että esiintyjien työn operatiivinen päivittäinen suunnittelu voi lisätä heidän tuottavuuttaan 25-30%, säästää johtajan aikaa prosessien säätelyyn työprosessissa tapahtuvien odottamattomien rikkomusten vuoksi: toimitushäiriöistä johtuen. raaka-aineista, sähkökatkoksista, liikenneongelmista ja muista odottamattomista tekijöistä.
Esimies toteuttaa esiintyjien työn päivittäistä operatiivista suunnittelua antamalla heille tehtävät seuraavaksi päiväksi. Lisäksi pää- ja varatehtävät tulisi antaa samanaikaisesti (2-3 varatehtävää voidaan antaa). Esimiehen esittäjälle antamat tehtävät kirjataan hänen työkirjaansa. Tämä antaa esiintyjälle mahdollisuuden siirtyä varaan, jos päätehtävän suorittaminen on mahdotonta, välittömästi ilman ajanhukkaa. Samalla hänen aikansa säästyy siirtymiseen toiseen työhön, ja johtaja on sitoutunut ratkaisemaan ongelmiaan tuhlaamatta aikaa uuden tehtävän valmisteluun ja antamiseen. Jos päätehtävän suorittaminen on mahdotonta, esiintyjä on velvollinen ilmoittamaan siitä välittömästi johtajalle. Mikäli tämä ei ole mahdollista, on suorittajan ilmoitettava johtajalle työpäivän lopussa varmuuskopiointitehtävän valmistumisesta. Hän voi siirtää nämä tiedot henkilökohtaisesti esimiehelle, apulaissihteerin kautta tai tehdä merkinnän työpäiväkirjaan.
Ajanhallinta auttaa käyttämään tehokkaammin paitsi työaikaa myös vapaa-aikaa. Erityisesti on suositeltavaa olla viemättä töitä kotiin, organisoida elämä niin, että se vie mahdollisimman vähän aikaa, suunnitella vapaa-aika huolellisesti etukäteen ja seurata näitä suunnitelmia, erityisesti harjoittaa säännöllisesti tunteita (teatterit, konsertit, näyttelyt jne.) ja fyysinen (urheilu, kunto) vaihto. Amerikkalaisissa yrityksissä, jos tavallinen työntekijä pysyy töissä pidempään kuin hänen työsopimuksessaan on määrätty, tämä seikka voi olla syynä irtisanomiseen, koska tämä osoittaa, että työntekijällä ei ole aikaa suorittaa tehtäviään työaikanaan. Käytä viikonloppujen lisäksi vähintään yhden työpäivän iltaa viikossa ja käytä myös pitkiä viikonloppuja ja lomapäiviä minilomana. Suunnittele työmatkoilla vapaa-aikaa (muutamasta tunnista kahteen päivään) nähdäksesi paikalliset nähtävyydet. Aseta lomien aikana säännöt puhelimen, sähköpostin, Internetin jne. käytölle ja pidä niistä kiinni [5] .
Tällä hetkellä on olemassa monia ajanhallinnan kouluja. Klassista koulutusta järjestetään seuraavista aiheista: